Díky rozvoji internetu a narůstajícímu počtu nabízených služeb si lidé již vybrali nástroje, díky kterým se jim nejlépe komunikuje. Běžně používají videohovory, rozšířil se messaging a namísto klasického papírového diáře volí někteří spíše plánovací aplikace a online kalendáře. A i během firemních porad mají zaměstnanci různé návyky, bez kterých si ji neumějí ani představit - například využívání flipchartu. Nicméně spousta firem stále řeší, jak všechny komunikační kanály propojit, aby spolupráce jejich týmů skutečně fungovala.

„Firmy by měly především přemýšlet nad tím, jak vytvořit komunikační platformu, která by dokázala každému zaměstnanci nabídnout komfort, na jaký je zvyklý ze svého soukromého života. Důležité pro takovou platformu je proto intuitivní ovládání, protože pokud chcete zaměstnance naučit využívat nové řešení, potřebuje si na něj rychle zvyknout a nikoliv dlouho hledat jednoduchou funkci,“ vysvětluje Ivan Sýkora, produktový specialista společnosti Cisco.

Schůzka jako základní jednotka práce
S trochou nadsázky lze říct, že pro mnoho profesí je dnes základní jednotkou práce schůzka. Nicméně ta zpravidla nebývá jedinou náplní pracovního dne, ale existují i fáze před a po ní. Před vlastní schůzkou si pracovníci zpravidla připravují body, které chtějí probrat, dokončují své prezentace a dokumenty, které slíbili dodat. Během schůzky samozřejmě reagují na otázky nebo představují svoji část projektu. A po jejím skončení pracují na úkolech, které ze setkání vzešly.

Ideální komunikační platforma musí pokrývat všechny tři tyto fáze. Pokud ne, dochází k rozdrobení komunikace, čímž se pochopitelně snižuje účinnost takové platformy. V každé fázi přitom využijete zpravidla jiné funkce. Před schůzkou potřebujete sdílet podklady a zpracované dokumenty, během ní pak musíte připojit vzdálené členy, sdílet obrazovku, případně využijete whiteboard a po schůzce zpravidla posíláním zpráv ladíte další postup na dohodnutých projektech. Pokud všechny tyto činnosti zvládnete z jednoho místa, zefektivníte celý průběh projektu, protože všechny důležité informace nemusíte dlouho hledat,“ říká René Hrbek, designer řešení hlasových služeb a UC ze společnosti T‑Mobile.

Bezpečnost až na prvním místě
V jedné věci se ale firemní komunikace od té osobní velmi liší. Organizace všech typů totiž potřebují mnohem vyšší míru zabezpečení. Data jsou totiž v dnešní době to nejcennější, co firmám poskytuje konkurenční výhodu. Jejich ztráta přitom nemusí znamenat jen konkrétní finanční škody, ale podnik může přijít o zákazníky, případně se nebude moci zúčastnit některých výběrových řízení a přijde o zajímavé obchodní možnosti.

„Moderní řešení musí být vybaveno několika vrstvami zabezpečení, včetně autentizace účastníků a ochrany sdíleného obsahu. Asi by svého kolegu IT manažer nepochválil, pokud by zjistil, že faktury posílá svým klientům přes Facebook. A výmluva na efektivitu práce by určitě v tomto případě neobstála ani před vedením firmy. Vybudujte proto ve firmě takové komunikační prostředí, které zaměstnanci budou chtít používat, ale zároveň budete mít jistotu, že poskytovatel zajistil maximální úroveň zabezpečení,“ uzavírá René Hrbek.

Pokud Vás blíže zajímají možnosti, jak zajistit bezpečnou a sjednocenou firemní komunikaci, kontaktujte přímo René Hrbka na emailové adrese: rene.hrbek@t-mobile.cz

Text nevyjadřuje názor redakce