Rozesíláte newslettery? Říká vám něco zkratka GDPR? A chcete vědět, jak tyto dvě záležitosti spolu souvisejí a jestli se nad rozesíláním informačních e-mailů smráká?
Mýtus: Obecné nařízení o ochraně osobních údajů Evropské unie neboli GDPR (General Data Protection Regulation) znamená konec s rozesíláním newsletterů všeho druhu.
Neznamená.
„Část lidí, kteří se s podmínkami GDPR neseznámili podrobně, se domnívá, že 25. květnem letošního roku končí možnost rozesílat newslettery — pokud si dotyčná firma nesežene nové souhlasy svých zákazníků,“ popisuje projektový manažer webu GDPRkalkulačka.cz Jan Raab.
Panika ovšem není na místě. Regulace totiž obsahuje jednu velice důležitou věc — takzvaný oprávněný zájem správce, do kterého spadá i přímý marketing. O co jde? „Pokud svým současným zákazníkům budete dál chtít newslettery posílat, můžete. Jedná se o takzvaný opt-out souhlas, kdy můžete předpokládat, že klient má o informace zájem. Podstatné je, že mu umožníte jednoduše se odhlásit, bude-li chtít,“ vysvětluje Raab.
Využijte čas do května
Stávající zákazníky tedy dál bude možné obesílat, jen je nutné mít na zřeteli, aby objem, forma i obsah byly přiměřené tomu, co zákazník může očekávat. Například: prodáváte kávu a máte svou databázi kávomilců. V pořádku — když jim pošlete zprávu o tom, že máte báječnou tmavě praženou Arabicu z Keni. Ale pokud k tomu začnete prodávat krmení pro psy a chtěli byste to svým kávovým zákazníkům emailově vyhlásit, už by to bylo špatně a v rozporu s GDPR.
„Myslím, že je škoda se takhle předem omezovat. Lepší je získat od zákazníků nový — explicitní — souhlas s posíláním obchodních informací. Což znamená, že je nutné takový souhlas neskrývat kdesi v hlubinách obchodních podmínek. Tedy: mít na webu zaškrtávací políčko (nezaškrtnuté), které zákazník musí zaškrtnout a tím aktivně svůj souhlas dát. Dále jasně a srozumitelně popsat, k čemu onen souhlas dotyčný uděluje. Je také nutné, aby souhlas byl oddělený. Nelze to tedy skrýt, jak často vídáme, do věty Tímto nákupem souhlasíte…,“ radí manažer portálu GDPRkalkulačka.cz.
A pozor — nařízení přináší jednu novinku, kterou jsme dosud neznali. V souhlasu totiž musí být uvedeno, na jak dlouho jej klient či uživatel uděluje. Souhlasy na dobu neurčitou podle GDPR nebudou platit. „Obchodníci by proto měli využít už teď čas, který do nástupu GDPR zbývá, a obeslat svou databázi s žádostí o udělení nových souhlasů,“ upozorňuje na blížící se termín Raab. Po 25. květnu letošního roku totiž se „starými“ souhlasy své portfolio oslovovat nebudete smět.
Potíž je, že GDPR omezenou dobu, na kterou se souhlas uděluje, nijak blíže neurčuje. Měla by být přiměřená účelu. Sto let je samozřejmě nesmysl, i deset může budit podezření. „Ovšem pokud nabízíte třeba rozšířenou záruku, může i deset let dávat smysl a lze je obhájit,“ uvádí manažer.
Odkládáte stále GDRP až na potom?
Nestíháte, protože se blíží daně a papírování s nimi spojené Vám zabere spoustu času?
Máme pro Vás 2 tipy jak ušetřit čas! Digitalizujte svoji práci. Udělejte si letos daňové přiznání online třeba na dane.aktualne.cz je to anonymní, bez registrace a zabere Vám to cca 5 minut. Až tohle dáte, nastavte si svoji fakturaci v BEZŠANONU.cz a ušetřete tak 7 pracovních dní v roce.
Dejte si pozor
Proč je vhodné, rozumné a vlastně nezbytné se o tyto souhlasy starat a mít vše v pořádku ošetřené? „Podle mého odhadu se tyto souhlasy stanou nástrojem konkurenčního boje. Také je to snadno dostupné střelivo pro nespokojené zákazníky, jak dát obchodníkovi za uši. Jde totiž o věc, která je naprosto vystavená na odiv,“ varuje Raab, jak snadné je na firmu, která se této záležitosti nebude dostatečně věnovat, poslat kontrolu z ÚOOÚ.
Na závěr ještě jedna novinka. Důkazní břemeno o udělení souhlasu leží na provozovateli. Je tedy třeba archivovat mnohem více informací: „Tedy kdo souhlasil, kdy — ukládat i datum a čas, to nyní spousta firem opomíjí — a s čím souhlasil, tedy archivovat i přesné znění souhlasu. Od věci není ani znalost IP adresy, může se to hodit při případném pozdějším dokazování. Všem také radím, aby zavedli dvoufázovou registraci e-mailových adres — tedy na adresu nového zájemce o newslettery poslat ověřující odkaz,“ upozorňuje Raab.
Chcete zjistit, jak je na tom váš web a firma, co se nového nařízení o ochraně osobních údajů týká? Zpracujte si online audit webů a e-shopů.
Letos daně včas! Daňové přiznání online na 3 kliky.
Budí Vás fakturace a účetnictví ze snů? Už nemusí. Více informací o BEZŠANONU.cz