HN: Jak podle vás může informační systém asistovat firmě v jejím růstu?
V první řadě by měl firmě pomoci zefektivňovat její řízení, usnadnit sdílení zásadních informací a automatizovat každodenní rutinní činnosti. Tím, že lidem ubere byrokracii a dá do věcí systém, jim ušetří čas, který mohou věnovat kreativním věcem, dalšímu rozvoji svého podnikání a posunout firmu o úroveň výš. Aby se to ale povedlo, musí se při výběru a zavádění systému sladit dvě základní věci. Vedení firmy musí vědět, čeho chce dosáhnout, a dodavatel, který systém instaluje, ho musí cílům a firemním procesům přizpůsobit. Pokud se to podaří, získá podnikatel velkou konkurenční výhodu.
HN: To tedy předpokládá vyvinutí informačního systému každému zákazníkovi zcela na míru?
Vůbec ne. Vývoj informačního systému na míru je časově i finančně náročný, a v konečném důsledku tak nemusí být pro firmu ani efektivní. Konkrétně my jsme s QI vsadili na modulární systém. To znamená, že u nás zákazník může využívat jen ty části informačního systému, které skutečně potřebuje a využije. Například pro výrobu, ekonomiku, personalistiku, obchod nebo řízení vztahů se zákazníky. Tyto moduly jsou současně velmi elastické, takže v nich dokážeme přizpůsobit velkou část věcí na míru potřebám a procesům každého zákazníka. To je něco, co standardizovaný systém nedokáže, nehledě na to, že si spolu s ním zákazník musí zaplatit funkce, které nikdy nevyužije. Jsme zastánci toho, že by informační systém měl růst se zákazníkem. Například strojírenskou firmu Kovokon založil majitel se svými syny v bývalé stolárně. Postupem času však vyrostla ve velký výrobní podnik s více než 300 zaměstnanci. Spolu s ní rostl také informační systém a jeho funkce a byl to také on, kdo se na růstu firmy podílel.
HN: Když mluvíte o tom, že firmám pomáhá informační systém růst, jak konkrétně jeho reálný přínos měříte?
Na začátku se spolu se zákazníkem vždy snažíme stanovit hlavní ukazatele, jako je např. počet zvládnutých obchodních případů nebo doba výroby produktu, ty měříme a srovnáváme jejich hodnoty před a po zavedení systému. Ideální stav je, když nám firma dodá vstupní informace u těchto ukazatelů, my jí na základě nich pomůžeme nastavit procesy a systém a pak měříme jejich vývoj. Ve většině případů ale firmy tyto vstupní údaje nemají. Pak s nimi musíme na stanovení ukazatelů a vyladění firemních procesů úzce spolupracovat a v podstatě při tom fungujeme jako poradenská firma. Díky informačnímu systému pomůžeme firmě najít v procesech hluchá místa. Nejhorší možnost je, když zákazník řekne, že kromě samotného systému nic měnit nechce. Tím se ale pouze zabetonuje problém, který ve firmě existuje. Proto se snažíme firmy učit poznávat reálný přínos informačního systému a nekoukat pouze na to, kolik stojí. Podařilo se nám to například u výrobní firmy Tokoz, které informační systém pomohl mimo jiné zrychlit průběh zakázky a zlepšit sledování životnosti nástrojů. Díky tomu dokáže Tokoz každý rok ušetřit až 7 milionů korun.
HN: Dokázat stanovit měřitelné cíle a optimalizovat na základě nich firemní procesy – to chce přece velkou odbornost, každé odvětví se v tomto musí lišit.
Ano, z toho důvodu využíváme pro implementaci našeho systému síť zkušených partnerů. Jsou to specialisté jak na specifické oblasti, jako je například výroba nebo projektové řízení, tak na konkrétní odvětví, mezi která patří např. strojírenství, nemocnice, vodárenství nebo potravinářství. Díky tomu, že se v těchto oblastech pohybují už léta, dokážou zákazníkům poradit, jak procesy nastavit a informační systém správně implementovat. Velkou výhodou je, že spolu na jednotlivých projektech spolupracují, a zákazníkovi tak mohou být rádci ve více oblastech. A je jedno, jestli jsou zákazníky firmy rodinného charakteru jako A.W., vyrábějící olomoucké tvarůžky, nebo velké podniky jako Kmotr či Krahulík, spadající do skupiny Agrofert.
HN: Mění firmy informační systém často?
Počet firem měnících systém jednoznačně roste. Nejčastěji je to proto, že už jim ten stávající technologicky nevyhovuje. Za 16 let, co je QI na trhu, byl vývoj v naší branži až dramatický. V současnosti je v Česku odhadem 100 informačních systémů, krok s dobou ale drží asi jen dvacítka z nich. Ostatní firmy žijí z řešení a zákazníků, které získaly už před lety. A ti od nich postupně odcházejí. Ozývají se nám ale i zákazníci, kteří neměli šťastnou ruku před dvěma či třemi lety ve výběrovém řízení a potřebují to napravit.
HN: Pokud bychom se bavili o konkrétních důvodech pro změnu informačního systému, o co se jedná?
Ve velké většině případů firmy mění celkově zastaralý systém, ve kterém se špatně pracuje nebo v něm chybí potřebné funkce. Další skupina firem pak využívá kombinaci několika různých softwarových řešení, což není efektivní jak z hlediska technologie, tak nákladů. Právě ty se na nás obracejí, protože chtějí přejít na řešení, kde mají vše pod jednou střechou. Nedávno na náš systém přešla např. firma Family Market nebo IKEM – Institut klinické a experimentální medicíny. Každého zákazníka ale trápí něco jiného, problémy jsou velmi individuální.
HN: Jak náročný je takový přechod na nový informační systém?
Nejnáročnější na tom je přesvědčit všechny zaměstnance dané firmy o tom, že se jedná o změnu, která bude mít pozitivní přínos. Pokud se to povede, naše práce je o dost jednodušší. A nezáleží na tom, jestli je to firma velká nebo malá, protože problém může nastat, když se proti novému systému postaví i např. jediná mzdová účetní. Doba zavádění systému se pak odvíjí od velikosti firmy a množství dat, které je potřeba převést. U menších firem můžeme být hotoví do měsíce, u velkých výrobních podniků pak nejdéle do jednoho roku. V těchto případech pak implementaci systému rozdělujeme na etapy, abychom mohli nejdříve zapracovat části, které mají největší prioritu, a od nich se pak odrazit dále.
Martin Bubeníček (42 let)
Působí jako obchodní ředitel české společnosti DC Concept, která vyvíjí vlastní informační systém QI, jeden z TOP 10 produktů tohoto typu na našem trhu. První zkušenosti v IT oblasti získal před více než 15 lety, kdy jako obchodní ředitel pomáhal budovat menší českou firmu vyvíjející vlastní informační systém. Před nástupem do společnosti DC Concept řídil obchod firem různých oborů působících jak v ČR, tak v rámci střední a východní Evropy. Jak sám říká, jeho hlavní motivací je propojit svět firemních informačních systémů s požadavky a potřebami jejich každodenních uživatelů tak, aby jim dokázaly sloužit jako nástroj pro naplnění jejich vizí.
