Službu Unicorn Universe využívá více než 150 společností z různých segmentů – konzultační společnosti, telekomunikační firmy, školy, stavební společnosti, grafická studia atd. Tento článek se věnuje zavedení služby Unicorn Universe ve společnosti Škotab.
Charakteristika zákazníka
Škotab je českou společností specializující se na výrobu, prodej a servis prostředků vizuální komunikace (školní a kancelářské tabule, pojezdové systémy, speciální pojezdové systémy pro interaktivní tabule, plazmové televizory atd.). Společnost Škotab působí v České republice, na Slovensku a v nedávné době byly zahájeny aktivity v Polsku.
Řízení zakázek společnosti
Hlavními zákazníky společnosti jsou školy, kterých je v České republice a na Slovensku více než 13 000. Růstu společnosti však bránil stávající způsob správy zakázek. Proto vznikla potřeba najít nové řešení pro správu a sdílení rostoucího objemu informací a podporu řízení procesů.
Procesy společnosti Škotab
Vybrané požadavky na systém:
• Přehled o všech aktivitách se školou o stavu zakázek (telefonáty, schůzky, zakázky, nabídky
• Řízení přístupových práv – přístup obchodníků pouze ke školám (zákazníkům), za které jsou kompetentní
• Upozorňování na důležité termíny – například zákonná povinnost provádět pravidelnou každoroční revizi tabulí
• Souhrnný přehled o činnosti společnosti, o realizovaných zakázkách a aktivitách obchodníků
• Rychlé zavedení systému za co nejméně peněz
Řešení
Nový systém pro řízení zakázek společnosti Škotab byl v prostředí Unicorn Universe nasazen během čtyř měsíců. Již během tvorby implementační studie byl zákazníkovi umožněn přístup do systému. Zákazník byl průběžně informován o způsobu řešení požadavků v systému a mohl nové funkčnosti kontinuálně testovat. Implementační tým tak měl k dispozici okamžitou zpětnou reakci – díky tomu se podařilo odhalit řadu nejasností nebo vzájemného nepochopení.
V průběhu zavedení byla do Unicorn Universe migrována databáze škol a informace o zakázkách minulých let.
Přístup pro vybrané zákazníky
Mezi další zákazníky Škotabu patří společnosti, které se pohybují na poli prezentační, projekční a audiovizuální techniky. Škotab se rozhodl i s těmito zákazníky komunikovat prostřednictvím Unicorn Universe – nahradit e-mailové zasílání objednávek a poskytnout zákazníkům on-line informace o stavu zakázek. Způsob financování služby Unicorn Universe to plně podporuje – Škotab hradí měsíční paušální částku podle rozsahu používání systému, bez ohledu na množství uživatelů.
Vyjádření zákazníka
Unicorn Universe jsme zvolili ze dvou hlavních důvodů: dodavatel nám prezentoval standardní řešení s možností přizpůsobit funkčnosti našim požadavkům a zaujala nás také dodávka systému jako služby, tedy bez nutnosti zajišťovat provoz systému vlastními silami a s možností pracovat v systému ze zahraničí. Při zavádění systému jsme velmi ocenili možnost průběžné revize jeho funkčností – jednak jsme se se systémem naučili rychleji pracovat, a hlavně jsme si ověřili, že skutečně odpovídá našim potřebám. Implementační tým pružně reagoval na požadavky a vyšel nám vstříc.
Díky novému systému se nám daří zlepšovat kvalitu poskytovaných služeb a jsme připraveni na výrazný růst společnosti (jak počtu zakázek, tak počtu zaměstnanců).
Pavel Krčmář, jednatel společnost