Nemocnice nebo velké výrobní provozy jsou místa, kde se práce nikdy nezastaví. A je potřeba ji naplánovat tak, aby zaměstnavatelé splnili zákonné požadavky a zároveň měli na směně všechny potřebné pracovníky. Kromě toho je nutné brát v potaz i preference a možnosti zaměstnanců.
Pracujte se směnami jednoduše ve webovém prohlížeči
Pustíte počítač, v běžném prohlížeči otevřete webovou aplikaci a přímo v ní jednoduše upravujete směny. Sci-fi z budoucnosti? S nejmodernějším programem směny jednoduše naplánujete přes internet kdekoliv – v práci, doma i na služební cestě.
3 kroky, které vám usnadní práci
Nezbytným základem je dlouhodobý plán směn, který rozvrhne zaměstnancům pracovní dobu tak, aby odpovídala zákonným požadavkům i pracovní smlouvě. Dlouhodobý plán zohledňuje požadavky zaměstnanců i zaměstnavatele, kterému navíc usnadní zadávání dovolených – díky tomu, že zadáte dovolené do dlouhodobého plánu, vznikne pak v jiné webové aplikaci roční plán dovolených. Ten vychází z údajů v dlouhodobém plánu směn.
Směny můžete plánovat hodně dlouho dopředu, ale pravděpodobně se nevyhnete změnám. Ty zadáváte do operativního plánu. Díky němu doplníte směny za pracovníky, kteří nemohou dlouhodobě naplánovanou směnu odpracovat – třeba kvůli nemoci nebo dovolené. Operativní plán pak necháte schválit a máte hotový závazný rozpis směn. Ten si vytisknete nebo kdykoliv prohlédnete ve webovém prohlížeči.
Plány máte hotové, ale důležité je evidovat i skutečnost. S tím vám pomůže docházkový systém, ze kterého vytisknete docházkové výkazy a také z něj odešlete podklady pro výpočet mezd. V některých informačních systémech můžete evidovat skutečnost i bez docházkového systému.
Moderní systém vás upozorní na zákonné podmínky
Zaměstnanci Karel a Petra pomáhají zákazníkům v oddělení plaveckých potřeb, prodejní asistenti Jana a Aleš se zase specializují na sortiment oblečení na lyže. Jak ve velkém obchodě se sportovním vybavením naplánovat směny? „V moderním systému to jde snadno. Pracovníkům přidělíte kompetence a jednoduše naplánujete směnu tak, aby na ní byli přítomní pracovníci dané role se všemi potřebnými kompetencemi,” vysvětlil Libor Procházka z Vemy, která vyvíjí systémy na plánování docházky.
Při plánování směn je důležité myslet také na potřeby zaměstnanců. Pokud se například pokladní Kamila střídá s manželem ve vyzvedávání dětí ze školky, vyplatí se vyjít jí vstříc a služby přizpůsobit, aby všechno stíhala. Do systému jednoduše zadáte preferenční podmínku Kamily, že v pondělí a úterý může chodit pouze na noční či dopolední směny. Pokud Kamile omylem přidělíte na pondělí odpolední směnu, systém vás upozorní.
Podobně to funguje i při zadávání délky směny nebo při hlídání přestávek mezi směnami. „Když omylem nedodržíte zákonem dané přestávky nebo pracovník přesáhne státem povolený rozsah přesčasů, upozorní vás systém chybovým hlášením. Nenechá vás tedy udělat chybu,” dodal Procházka.
Výhodou je i propojení plánování směn s dalšími aplikacemi – především s docházkovým a mzdovým systémem nebo se systémy pro plánování dovolené či plánování a evidenci pracovních výkonů. Díky tomu nemusíte zadávat žádná data nadvakrát, takže mzdová účetní má snazší práci. Místo ručního přepisování údajů je jen překontroluje a případně upraví.
Více o plánování směn zjistíte na Vema.cz nebo nám rovnou napište na vema@vema.cz.
