Při výběru nového systému není skromnost na místě

Moderní mzdový software by měl provádět komplexní výpočet a zpracování mezd. Měl by kontrolovat zejména dodržování platné legislativy. Velkou výhodou je evidence legislativních ukazatelů v časové řadě.

Nepostradatelnou vlastností softwaru je vedení více souběžných pracovněprávních vztahů. V praxi se běžně vyskytují situace, kdy jeden zaměstnanec má v organizaci více pracovněprávních vztahů. Moderní systém takového zaměstnance eviduje pod jedním osobním číslem, což zjednodušuje výpočet pojistného i daně a eliminuje případné chyby.

Dobré mzdové systémy také umí zpětné přepočty mezd až do hloubky 12 měsíců. Mzdová účetní to ocení třeba v situaci, kdy pracovník dodá pozdě podklady pro zpracování, případně při opravách chyb. Proběhne automatický přepočet mzdy do minulosti a změny se pak promítnou v aktuálně zpracovávaném měsíci.

Komunikace s bankami nebo ČSSZ přímo ze softwaru usnadní práci

Aby software na zpracování mezd ušetřil co nejvíce práce, měl by mít automatizované vazby na účetní a bankovní systémy i pro komunikaci s veřejnou správou. Komunikace s Portálem zdravotních pojišťoven i ČSSZ by měla být samozřejmostí. Podklady pro výpočet mezd lze získávat i propojením s elektronickým docházkovým systémem, s evidencí pracovních cest i s benefitními systémy.

Další praktická vazba je na Insolvenční rejstřík. Zaměstnavatelům se doporučuje průběžně kontrolovat, zda není s jejich zaměstnanci vedeno insolvenční řízení a jestli nevznikla povinnost hradit část mzdy insolvenčnímu správci. Pokud zaměstnavatel vyplatí takovému zaměstnanci celou mzdu, vystavuje se riziku, že insolvenční správce bude tuto část od zaměstnavatele vymáhat.

Moderní mzdové systémy též reagují na technologické trendy. Jedním z nich je například výplatní lístek na mobil. Chytrý telefon už má dnes skoro každý, a proto je snazší rozeslat výplatní lístky na mobily, než je tisknout a rozdávat. Každý pracovník tak má k dispozici svoji výplatnici kdykoliv a kdekoliv.

Kvalitní péče o zákazníky je klíčová

Čím dál oblíbenější jsou cloudová řešení. Takové aplikace se neinstalují na vlastní počítač, ale běží na serveru poskytovatele. Uživateli stačí internet a pracuje v softwaru úplně stejně, jako kdyby byl v jeho počítači. O údržbu se stará poskytovatel na svých serverech, kde instaluje nové verze, archivuje data a dbá, aby vše bylo stále plně funkční.

K čemu by byl skvělý software, pokud by se jeho dodavatel nestaral o svoje zákazníky? Call centrum, horká linka, kontaktní webové formuláře a báze znalostí jsou prostředky, které zajistí potřebnou péči o zákazníka. Pokud se k tomu přidají odborné semináře k novým verzím systému, konzultace a školení, nemusí se zákazník obávat, že by byl na řešení svých potíží sám.

Libor Procházka, Vema, a. s.
prochazka@vema.cz
www.vema.cz