Oblast HR prochází rychlými a zásadními změnami. Digitální revoluce mění vnitřní procesy firem a klade nové výzvy pro řízení a rozvoj lidí. Jednoznačně to potvrzují také výsledky studie Global Human Capital Trends 2017 zveřejněné společností Delloitte.
Firmy se stávají stále více digitální a HR v tomto ohledu nemůže stát stranou. Moderní personální systémy proto v dobře fungující firmě musí nabídnout komplexní správu procesů prostřednictvím mobilních zařízení, flexibilitu z pohledu personalisty, vedoucích pracovníků, nižšího a středního managementu, ale i zaměstnance. „Firmy dnes zaměstnávají mladé lidi, kteří si velmi dobře rozumí s digitálními technologiemi. Navíc jsou zvyklí si věci spravovat sami a chtějí tímto způsobem fungovat i v práci,“ potvrzuje aktuální trendy Petr Panec, obchodní ředitel společnosti OKsystem.
HR systém pro všechny, nejen pro personalisty
Moderní personální systém dnes není určen pouze pro HR specialisty, ale pro všechny zaměstnance společnosti. HR systém je nástrojem, který podporuje liniové manažery v každodenní práci se svým týmem. Zaměstnancům umožňuje aktivně vstupovat do jednotlivých procesů a zohledňovat jejich osobní požadavky. Obě strany pak systém vede v mantinelech zákoníku práce, kolektivní smlouvy nebo dalších firemních směrnic. Vedoucí se nebojí vyjít zaměstnancům vstříc a spokojení zaměstnanci důvěru ocení. Moderní personální systém tak může být považován za zaměstnanecký benefit.
Základním požadavkem je také okamžitý přístup k systému a možnost spravovat či zadávat údaje prakticky 24 hodin denně. Rychlou výměnou informací s nadřízeným nebo pověřenou osobou nedochází ke zbytečným prodlevám, naopak šetří čas všem zúčastněným. Podmínkou je intuitivní prostředí a přizpůsobení různým typům zařízení, ze kterých chtějí uživatelé komunikovat. Pravidla UX designu jsou nedílnou součástí návrhu aplikace, vždyť s ní ve většině firem bude pracovat nejvíc uživatelů. Je přitom jedno, zda uživatel přistupuje k systému prostřednictvím webové samoobsluhy nebo z mobilního zařízení. „V našem personálním systému OKbase mohou zaměstnanci i vedoucí řešit z práce, z domova, odkudkoliv na cestě požadavky na docházku, dovolenou, služební cesty, hodnocení nebo třeba objednávku jídla ve firemní jídelně,“ dodává Petr Panec. Velkou část personálních úkonů tak lze vyřešit odkudkoliv a kdykoliv bez zbytečného odkladu.
Online, ale bezpečně v souladu GDPR
Klíčovou oblastí je také ochrana a správa uložených informací a osobních údajů. Toto téma je stále více aktuální i s ohledem na nové nařízení Evropské unie o ochraně osobních údajů tzv. GDPR, které vstoupí v účinnost v květnu 2018. Personální systémy musí do budoucna data spravovat a uchovávat dle nových a přísnějších pravidel. Přístup k údajům je potřeba řídit na základě rolí i organizačního uspořádání společnosti. Nově systémy rozšiřují nastavení auditu tak, aby byly schopny identifikovat, kdo se s konkrétními osobními údaji seznamoval. Další nové povinnosti vedou k přesné klasifikaci jednotlivých údajů a odlišných politik jejich archivace v návaznosti na legislativu.
Celý systém musí být tzv. „GDPR ready“, nicméně stejně zranitelné jsou osobní údaje zaměstnanců ve chvíli, kdy se například komunikuje s technickou podporou dodavatele systému apod. „I v těchto případech zodpovědní dodavatelé nabízejí řešení. My pro naše zákazníky připravujeme nasazení naší platformy pro bezpečnou komunikaci Babelnet, která zajišťuje vysokou úroveň šifrování při zachování uživatelské přívětivosti“ dodává Petr Panec.
Více informací naleznete na: www.okbase.cz
