Se všemi kroky vám pomůže dobře zvolený a nastavený informační systém. Každý ze spolupracovníků, který má ke schvalování co říci, se jednoduše vyjádří přímo v systému. Jeho součástí jsou i databáze a úschovny elektronických dokumentů. Ostatní lidé si potřebné formuláře nebo třeba obrázky kdykoliv zobrazí, upraví, stáhnou a vytisknou.
Konec zdlouhavé práce
Ke společné práci v systému vám stačí jen internet. Konečně tak nemusíte myslet na to, že ředitel je tento týden na služební cestě v zahraničí a účetní v Praze na školení. Díky tomu v systému vyřešíte situace, kterými byste se v off-line světě zabývali několik dní.
Pokud navíc šéf nebo jiný důležitý člověk onemocní, může trvat i týden, než zjistíte, kdo ho v dané oblasti zastupuje. V informačním systému přitom stačí pár kliknutí myší a víte, koho pověřil rozhodováním.
Všem důležitým lidem přímo v systému snadno připomenete, že na ně netrpělivě čekáte a že jim schválení zabere jen pár minut. Vaši kolegové uvidí, že už je potřeba jen jejich souhlas, a tak nebudou krátký komentář zbytečně odkládat.
V informačním systému budete mít vy i vaši kolegové přehled o všech důležitých termínech, které by jinak zapadly mezi papíry na stole nebo mezi dokumenty v počítači. Nemusíte se přitom bát složitého stahování programů nebo nutnosti chápat celý systém. Manažerům stačí měsíční přehledy, nepotřebují rozumět všem funkcím, které používají například personalistky.
Udělejte si rychlý přehled o zaměstnanci
Na personálním oddělení často zdlouhavě řeší dovolené, nemoci a další situace, kdy není zaměstnanec v práci. V informačním systému přitom rychle vytvoříte roční plán dovolených i žádanky o jakékoliv volno. Podobně spravujete také agendu pracovních cest.
Každý zaměstnanec má v informačním systému svou složku, díky které se personalisté perfektně orientují ve všech oblastech. Ve složce hned zjistí, kdy člověk nastoupil, jaké je jeho pracovní zařazení, příplatky a další důležité údaje. Veškeré změny související například se mzdou nebo pracovní pozicí se po schválení přímo zapisují do informačního systému a máte je tak pořád pohromadě.
Až budete ve firmě příště řešit schvalování odměn nebo školení, zkuste to v informačním systému. Díky němu stačí jen několik kliknutí a je hotová přehledná a rychlá práce, kterou snadno sdílíte s ostatními.
Při výběru takového systému si nezapomeňte promyslet, co od něj očekáváte a jaká jsou specifika vaší firmy. Podle toho vybírejte systém i jeho moduly, ve kterých budete pracovat.
Ing. Dagmar Hrušková, vedoucí analytik
