Audit – krok číslo jedna
Prvním krokem k úsporám v tisku je důkladná analýza tiskového prostředí ve firmě. Ta může odhalit celou řadu „nešvarů“, které zde panují. Typickým problémem je například drahý barevný tisk, který bývá často k dispozici každému zaměstnanci. Dalším příkladem je používání separátních malých tiskáren v každé kanceláři firmy, místo aby se tisklo na jedné velké centrální tiskárně, anebo třeba jen špatné nastavení tiskových zařízení. Odborníci společnosti Janus, která je výhradním distributorem renomovaného výrobce Kyocera Document Solutions v České republice, zanalyzují v rámci auditu přehledy barevných i černobílých tisků, průměrné počty kopírovaných a skenovaných dokumentů, rozložení tiskáren ve firmě, jejich vytížení a náklady na provoz. Následně předestřou efektivní řešení tiskového parku firmy, v rámci něhož navrhnou počet a umístění konkrétních tiskových strojů a obvykle také nasazení softwarového nástroje, který spravuje jednotlivé tiskové úlohy.ihned TASKalfa 6052ci F Comb12

Softwarové nástroje
Příkladem může být nástroj MyQ, který umí podpořit úspory nákladů za tiskové služby a zároveň zajistit monitoring tisku, jeho bezpečnost a zjednodušit administraci. Jeho nasazení i ovládání je snadné a pro vedení firmy dokáže vytvářet celou řadu reportů o vytížení strojů, nákladech a tištěných dokumentech. Pro každého zaměstnance také umožňuje stanovit vlastní práva na tisk stejně jako jejich kontrolu.

Firma Janus nabízí řešení pro správu i těch dokumentů, které se netisknou, ale firmou obíhají jen virtuálně. Systém M-Files je moderní DMS řešení, které je k dispozici pro malé, střední i velké firmy a slouží ke zjednodušení schvalovacích procesů, elektronický oběh, archivaci a vyhledávání dokumentů. Díky M-Files lze například připomínkovat či schvalovat faktury a smlouvy, aniž by bylo nutné je tisknout.

Při správném vyhodnocení výsledků auditu a po provedených úpravách a změnách v tiskovém parku včetně zavedení kvalitního tiskového řešení dosáhne firma minimálně 30% úspor provozních nákladů. Zkušenosti s auditem ukazují, že v případech, kde firma nemá přehled o tom, co, jak, kde a v jakém množství se tiskne, lze zavedením softwaru docílit až 60–70% úspor. A to už stojí za přemýšlení.

Text nevyjadřuje názor redakce