Podívejme se blíže na to, co musí řešit kterýkoli ekonomický subjekt. Určitě musí provádět bankovní operace, a to i tehdy, jestliže běžně manipuluje s hotovými penězi. Pokud cokoli nakupuje, musí zpravidla evidovat došlé faktury a jestliže prodává, pak také faktury vydané. Jde-li o subjekt, který má sklad se zbožím (i úplně maličký), musí vést skladovou evidenci. Truhláře či instalatéra se nemusí týkat evidence majetku, která je naopak důležitá pro neziskové subjekty. Malé výdělečně činné subjekty také obvykle neřeší personalistiku, opět na rozdíl od větších, byť neziskových. Co však mají všichni v dnešní době společného, je nutnost vedení knihy jízd a pokladny a udržování kontaktů s obchodními partnery.
Nekupovat zajíce v pytli
Pro malé subjekty je však typické, že nedisponují příliš velkými finančními prostředky na vstupní investici a proto si chtějí systém před koupí osobně vyzkoušet, aby „nekupovali zajíce v pytli“. Proto výrobci často nabízejí možnost stáhnout si tzv. „trial verzi“ (časově omezenou), která umožňuje uživateli vyzkoušet si v praxi vše, co systém nabízí.
Investice do informačního systému je vůbec věc, o níž zákazník dnes uvažuje čím dál více. Zejména o tom, jak velké budou související výdaje, například do hardwaru, serverů a doplňujících zařízení. Proto jsou dnes tak populární menší balíčky, třeba jen pro tři nebo pět uživatelů, které však nabízí možnost snadného rozšíření ve chvíli, kdy se firma rozroste.
Zajímavou možností je poslední dobou i t. zv. „cloudová řešení“. Spočívají v tom, že nic „neběží“ přímo ve firmě zákazníka, ale na vzdáleném serveru, kam se uživatel v případě, že chce se systémem pracovat připojí přes internet. Tyto systémy se již začaly objevovat i ve verzi pro velmi malé subjekty.
Matrix a jeho systémy
Podívejme se na příklad jedné firmy. Východočeská společnost Matrix se dnes skládá se ze čtyř základních divizí: Automotive, Autocentrum, Wood a Windows. Kromě toho provozuje romantický hotel Studánka u Rychnova nad Kněžnou. Matrix začínal v roce 1991 jako pila. Postupem času se dařilo, firma rostla, přibírala zakázky a zaměstnance a proto si také pořídila první informační systém – HELIOS Orange. Ten jí pomáhal řešit ekonomiku, personalistiku a mzdy. Jak společnost a její aktivity rostly, rozšířila systém také o CRM a později o evidenci toku zboží a skladových zásob. S koupením a zahájením provozu hotelu se pak objevila potřeba specializovaného softwaru pro ubytovací a stravovací zařízení. Nebyl však žádný problém instalovat systémy HELIOS Horec a HELIOS BlueGastro a propojit je s informačním systémem, který se už léta ve firmě používal.
Daniel Hanuš
Manažer obchodního týmu systémů HELIOS